Zutrittskontrolle & Besuchermanagement in Bayern

Kurz beantwortet

Zutrittskontrolle ist eine Organisationsaufgabe, kein Gerät

Zutrittskontrolle heißt: festlegen, wer welchen Bereich zu welcher Zeit betreten darf, das durchsetzen und es nachweisen können. Die Technik ist dabei nur das Werkzeug. Die eigentliche Arbeit liegt in der Regel dahinter – im Berechtigungskonzept, in der befristeten Vergabe, im Entzug und in einem Verzeichnis, das Karten, Schlüssel und Besucherausweise tatsächlich abbildet.

Gebraucht wird sie, sobald mehr Menschen Zugang haben als eine Person überblicken kann: mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Bereichen, Fremdfirmen im Wechsel, Reinigung außerhalb der Betriebszeit, Leiharbeit, Praktikanten, ausgeschiedene Mitarbeiter. Der Auslöser für eine Anfrage ist fast immer derselbe Satz: Niemand kann sagen, wie viele Karten im Umlauf sind. Wir arbeiten dabei mit der Technik, die bei Ihnen vorhanden ist – ein Systemwechsel ist nicht nötig.

Zum Einstieg sehen wir uns bei einer kostenlosen Begehung Türen, Bereiche, Anlage und das vorhandene Verzeichnis an. Binnen 24 Stunden liegt Ihr schriftliches Angebot vor. Erreichbar sind wir rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen.

Bausteine

Die Bausteine der organisatorischen Zutrittskontrolle

Die meisten Häuser brauchen nicht alle Bausteine, aber jeder fehlende erzeugt eine Lücke an derselben Stelle: bei der Frage, wer heute Abend noch hineinkommt.

Berechtigungskonzept

Die Bereiche Ihres Objekts werden in Zonen geschnitten, jeder Zone werden Personengruppen und Zeitfenster zugeordnet. Ergebnis ist eine Matrix, die für jede Rolle beantwortet, welche Tür sie wann öffnet. Ohne dieses Raster werden Berechtigungen einzeln nach Zuruf vergeben – und lassen sich hinterher nicht mehr prüfen.

Vergabe, Befristung und Entzug

Wir nehmen Anträge entgegen, prüfen sie gegen das Konzept, setzen die Berechtigung in Ihrer Anlage, versehen sie mit einem Enddatum und ziehen sie zum Termin wieder ein. Der Entzug ist der Teil, der den Unterschied macht – er ist der einzige Schritt, den niemand von sich aus anstößt.

Besuchermanagement

Voranmeldung durch den Fachbereich, Abgleich beim Eintreffen, befristeter Ausweis mit Zonenbindung, Begleitung in sensiblen Bereichen, Ausbuchen beim Verlassen. Am Tagesende ergibt das eine Anwesenheitsliste, die stimmt – die Voraussetzung dafür, im Ereignisfall überhaupt eine Aussage treffen zu können.

Schlüssel- und Kartenverwaltung

Wir führen das Verzeichnis: Ausgabe gegen Unterschrift, Rücknahme mit Datum, Verlustmeldungen, Sperrung, Ersatzausgabe, Bestandsprüfung in vereinbarten Abständen. Mechanische Schließanlagen und elektronische Medien laufen dabei in einem gemeinsamen Nachweis, weil sie in der Praxis nebeneinander existieren.

Betrieb mit Ihrer vorhandenen Anlage

Wir bedienen das System, das Sie einsetzen, pflegen Stammdaten und Zeitprofile, dokumentieren Änderungen und melden technische Störungen an Ihre Haustechnik oder Ihren Errichter. Wir verkaufen keine neue Anlage und drängen zu keinem Wechsel – die vorhandene Technik reicht in den allermeisten Fällen völlig aus.

Abgrenzung

Was Zutrittskontrolle nicht ist

Der Begriff wird gleichzeitig von Technikanbietern und von Bewachungsunternehmen verwendet – und meint dabei zwei verschiedene Dinge. Hier steht, welcher Teil bei uns liegt.

Gegen den reinen Technikanbieter: Ein Errichter plant, montiert und wartet Leser, Schließzylinder, Türsteuerungen und Software. Er entscheidet nicht, wer eine Karte bekommt, wie lange sie gilt und wer sie einzieht. Genau diese Entscheidungen sind der organisatorische Teil, und ohne ihn bleibt jede Anlage eine Sammlung offener Berechtigungen. Ein Kartenleser prüft eine Karte, kein Gesicht.
Gegen den [[/objektschutz/|Objektschutz]]: Objektschutz sichert ein Gebäude in der Zeit, in der niemand da sein soll: Präsenz, Kontrollgänge, Meldung, Einweisen der Einsatzkräfte. Zutrittskontrolle regelt die Zeit, in der Menschen berechtigt hineingehen. Beide beantworten unterschiedliche Fragen – die eine, ob etwas passiert ist, die andere, wer dagewesen ist.
Gegen die [[/pfoertnerdienst/|Pforte]]: Die Pforte ist ein Ort mit einem Posten, die Zutrittskontrolle ein Verfahren für das ganze Objekt. Ein Pförtner setzt die Regel an einem Tor durch; das Berechtigungskonzept gilt auch für die Seitentür, den Technikraum und das Archiv, an denen nie jemand steht. Deshalb kann Zutrittskontrolle ohne besetzte Pforte bestehen – und umgekehrt.
Gegen den [[/empfangsdienst/|Empfangsdienst]]: Der Empfang wendet an, was das Konzept vorgibt: anmelden, ausweisen, ausbuchen. Er legt nicht fest, welche Zone ein externer Dienstleister betreten darf oder wann Daten gelöscht werden. Wer diese Entscheidungen an den Tresen delegiert, verlagert Verantwortung an die am schwächsten abgesicherte Stelle des Hauses.
Gegen [[/werkschutz/|Werkschutz]] und Videoüberwachung: Werkschutz ist die betriebliche Sicherheitsorganisation als Ganzes, Zutrittskontrolle einer ihrer Bausteine. Und eine Kamera zeichnet auf, was geschehen ist – sie verhindert keinen Zutritt und ersetzt keine Berechtigungsprüfung.

Berechtigungen

Der Entzug ist der übersehene Standardfehler

In fast jedem Objekt, das wir aufnehmen, gibt es aktive Berechtigungen für Personen, die längst nicht mehr kommen. Das ist kein Einzelfall, sondern die Regel – und es hat einen strukturellen Grund.

Vergabe hat einen Antragsteller, Entzug nicht

Eine neue Karte wird verlangt, weil jemand sie braucht: Der Mitarbeiter fragt, die Abteilung drängt, es eilt. Für den Entzug meldet sich niemand. Deshalb muss er an ein Datum gebunden sein, nicht an eine Meldung.

Befristung als Standard, nicht als Ausnahme

Wir vergeben Berechtigungen grundsätzlich mit Enddatum – kurz für Besucher und Handwerker, länger für Rahmenverträge, mit fester Wiedervorlage für Stammpersonal. Läuft eine Berechtigung von selbst ab, wird die Verlängerung zur bewussten Entscheidung. Das kehrt die Beweislast um, ohne dass jemand zusätzlich aktiv werden muss.

Die Austrittsliste ist die wichtigste Schnittstelle

Personalabteilung und Zutrittsverwaltung arbeiten in vielen Häusern nebeneinander her. Wir vereinbaren einen festen Weg, auf dem Austritte, Versetzungen und beendete Fremdfirmenverträge bei uns ankommen – und melden zurück, was daraufhin gesperrt und eingezogen wurde.

Regelmäßiger Abgleich statt Jahresaktion

Wir prüfen in vereinbarten Abständen, ob die im System aktiven Berechtigungen noch zu realen Personen und laufenden Verträgen gehören. Findet dieser Abgleich einmal im Jahr statt, ist die Liste dazwischen elf Monate lang unbrauchbar – quartalsweise ist der übliche Kompromiss.

Fremdfirmen

Handwerker, Monteure, Reinigung: der Zutritt von außen

Fremdfirmen sind die anspruchsvollste Gruppe, weil das Personal kurzfristig wechselt, die Arbeitszeiten von Ihren abweichen und der Auftrag oft von einem Fachbereich vergeben wurde, der nichts von Zutrittsregeln weiß.

Vorabanmeldung durch den beauftragenden Bereich. Wer eine Firma beauftragt, meldet Namen, Zeitraum, Arbeitsbereich und benötigte Zonen an. Ohne diese Meldung steht am Morgen ein Monteur da, den niemand zuordnen kann, und die Entscheidung fällt unter Zeitdruck.
Befristeter Ausweis mit Zonenbindung. Der Ausweis gilt für den Zeitraum des Auftrags und nur für die Bereiche, in denen gearbeitet wird. Verlängert sich der Auftrag, wird auch der Ausweis verlängert – ausdrücklich und dokumentiert, nicht stillschweigend durch Weiterbenutzung.
Kurze Unterweisung vor dem ersten Betreten. Flucht- und Rettungswege, Verhalten im Alarmfall, gesperrte Bereiche, Ansprechpartner. Die Unterweisung wird bestätigt und im Vorgang vermerkt, damit sie später nachweisbar ist – für Sie ebenso wie für die beauftragte Firma.
Dokumentierte Rückgabe beim Verlassen. Ausweis und ausgegebene Schlüssel kommen zurück, der Eintrag wird geschlossen. Erst damit steht fest, ob am Abend noch jemand im Objekt ist. Fehlt dieser Schritt, produziert das Verfahren Daten ohne Aussagewert.
Wechselndes Personal derselben Firma. Der Vertrag gilt der Firma, der Ausweis der Person. Schickt der Dienstleister jemand anderen, ist das ein neuer Vorgang mit neuer Anmeldung – der Punkt, an dem Zutrittsverfahren in der Praxis auseinanderfallen.

Datenschutz

Besucherdaten sind personenbezogene Daten

Jede Anmeldung erzeugt einen Datensatz zu einer identifizierbaren Person. Damit gilt die DSGVO – auch für ein Verfahren, das jahrzehntelang unbeanstandet lief.

Gesicherte Zugangstür mit elektronischer Verriegelung

Nur erheben, was das Verfahren braucht. Name, Firma, Zeitpunkt, besuchte Stelle und Ausweisnummer tragen das Verfahren. Ausweiskopien, Geburtsdaten oder Kfz-Kennzeichen ohne konkreten Zweck gehören nicht dazu. Jedes zusätzliche Feld will begründet und mitgelöscht werden.
Aufbewahrungsfrist festlegen und einhalten. Die Frist richtet sich nach dem Zweck – meist die Zeit, in der ein Vorfall noch aufgeklärt werden muss. Entscheidend ist weniger die genaue Länge als die Tatsache, dass eine Frist überhaupt schriftlich existiert und dass danach tatsächlich gelöscht wird.
Zugriffskreis begrenzen. Wer die Besucherhistorie eines Hauses einsehen kann, sieht Geschäftsbeziehungen, Bewerbungen und Prüfungen. Deshalb wird der Zugriff auf benannte Rollen beschränkt, und Auswertungen laufen nur auf Anlass.
Das offene Besucherbuch ist der Klassiker. Eine ausliegende Liste, in der jeder Neuankömmling die Einträge seiner Vorgänger mitliest, ist unter der DSGVO im Zweifel nicht haltbar. Ersetzen lässt sie sich durch Einzelblätter, ein digitales Formular oder eine Erfassung durch die Kraft am Tresen – ohne neue Anlage.
Zutrittsdaten nicht zur Arbeitszeitkontrolle nutzen. Buchungen an Türen zeigen Kommen und Gehen. Sie zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auszuwerten, ist mitbestimmungspflichtig und ohne Vereinbarung heikel. Wir halten uns in unserer Dokumentation an diese Grenze.

Objektarten

Wo sich der organisatorische Teil besonders auszahlt

Der Nutzen sieht in jeder Objektart anders aus – hier die Fälle, die uns am häufigsten begegnen.

Industrie und Werksgelände. Produktion, Instandhaltung, Labor und Verwaltung brauchen unterschiedliche Zonen. Die Zonenbindung entscheidet, ob ein Monteur im Wartungsfenster nur an der Anlage steht, an der er arbeiten soll.
Kliniken und Pflege. Stationen, OP, Apotheke, Archiv und Technikzentrale liegen in einem Haus mit offenem Publikumsverkehr. Zonen schützen sensible Bereiche, ohne das ganze Gebäude zu verschließen.
Verwaltung und Bürogebäude. Mehrere Mieter, gemeinsame Aufzüge, Reinigung nach Feierabend: Das Konzept muss beantworten, wer welches Geschoss erreicht – und was beim Auszug eines Mieters geschieht.
Logistik und Lager. Fahrer, Leihkräfte und Servicetechniker wechseln täglich. Ein befristeter Ausweis mit Bindung an Tor, Halle und Sozialbereich verhindert den freien Gang durch das Lager.
Handel und Filialstrukturen. Viele Standorte, hohe Fluktuation: Hier ist die Schlüsselverwaltung der Kern. Wer welchen Schlüssel für welche Filiale hat und wann er zurückkam, muss zentral nachvollziehbar sein.
Bau und Sanierung im laufenden Betrieb. Gewerke wechseln wöchentlich, Bauzonen verschieben sich. Wir passen Ausweisgültigkeit und Zonen dem Bauablauf an, statt einmalig alles freizugeben.
Hotellerie und Tagungsbetrieb. Gästebereiche, Personalzonen, Technik und Tagungsräume überlagern sich. Bei Veranstaltungen kommt die Registrierung von Teilnehmern mit Tageszutritt hinzu.

Entscheidungshilfe

Symptom im Haus und passender Baustein

Links steht, was auffällt. Rechts steht der Baustein, der es behebt, und der Aufwand, der üblicherweise dahintersteckt.

Was Ihnen auffällt	Passender Baustein	Typischer Aufwand
Niemand weiß, wie viele Karten im Umlauf sind	Bestandsaufnahme und Bereinigung	Einmalig, dann Abgleich je Quartal
Ausgeschiedene haben noch aktive Berechtigungen	Entzugsverfahren mit Austrittsliste	Feste Schnittstelle zur Personalstelle
Handwerker laufen unbegleitet durchs Haus	Fremdfirmenverfahren mit Zonenausweis	Anmeldung, Unterweisung, Rückgabe
Schlüssel werden mündlich weitergegeben	Schlüsselverzeichnis mit Quittung	Ausgabe und Rücknahme dokumentiert
Besucherbuch liegt offen aus	Besuchermanagement nach DSGVO	Einzelerfassung mit Löschfrist
Alle haben Zutritt zu allem	Berechtigungskonzept mit Zonen	Zonenschnitt, Rollen, Zeitfenster

Kosten

Was den Aufwand für Zutrittskontrolle treibt

Diese Leistung wird nicht nur nach Stunden gerechnet, sondern nach Verwaltungsaufwand. Sechs Größen bestimmen ihn.

Zahl der Berechtigten und ihre Fluktuation. Ein Bestand, der sich kaum ändert, ist mit wenig laufender Arbeit zu halten. Wechseln monatlich Dutzende Personen, entsteht Daueraufwand für Vergabe, Befristung und Einzug.
Zuschnitt und Zahl der Zonen. Wenige große Bereiche sind schnell abgebildet. Ein fein geschnittenes Konzept mit Zeitfenstern je Rolle bildet die Wirklichkeit besser ab, verlangt aber laufende Pflege.
Anteil der Fremdfirmen. Jeder externe Auftrag erzeugt Anmeldung, Ausweis, Unterweisung und Rückgabe. Objekte mit ständigen Wartungsfenstern liegen deshalb deutlich über dem Aufwand eines reinen Verwaltungsgebäudes.
Zustand des Bestands zu Beginn. Ist das Verzeichnis gepflegt, beginnen wir mit dem laufenden Betrieb. Ist unklar, welche Medien existieren, steht am Anfang eine Bestandsaufnahme, die einmalig Zeit kostet und sich danach nicht wiederholt.
Ob eine Kraft vor Ort sitzt. Wird die Ausgabe an einem besetzten Tresen erledigt, läuft sie in einer bestehenden Schicht mit. Ohne Besetzung braucht es feste Zeiten oder eine Anbindung an Pforte oder Empfang – das ist der größere Posten.
Nachweistiefe. Ein einfaches Verzeichnis ist günstiger als ein Verfahren mit Quartalsabgleich, Auswertungen und dokumentierten Bereinigungen. Welche Tiefe Sie brauchen, hängt davon ab, wem Sie später etwas nachweisen müssen.

Ablauf

Von der Anfrage bis zum laufenden Verfahren

Anfrage und Kurzgespräch Sie beschreiben Objekt, vorhandene Anlage und den Punkt, der Sie stört – meist ein unklarer Kartenbestand oder Fremdfirmen ohne Regel. Wir sagen Ihnen, ob ein Baustein genügt oder das ganze Verfahren ansteht.
Kostenlose Begehung Wir gehen die Türen ab, sehen uns Leser, Schließanlage, Software und das bestehende Verzeichnis an und sprechen mit Haustechnik und Fachbereichen, die heute Berechtigungen vergeben.
Angebot binnen 24 Stunden Schriftlich, getrennt nach einmaliger Bestandsaufnahme und laufender Verwaltung, mit Leistungsumfang, Aufwand und Nebenkosten – und einer Aussage dazu, was ausdrücklich nicht enthalten ist.
Konzept und Dienstanweisung Zonen, Rollen, Zeitfenster, Antrags- und Entzugsweg, Fremdfirmenverfahren, Aufbewahrungsfrist und Löschverfahren werden schriftlich festgehalten und mit Ihrem Datenschutzbeauftragten abgestimmt.
Bereinigung, Einweisung, Betrieb Wir gleichen den Bestand ab, ziehen offene Medien ein, weisen die beteiligten Kräfte in Ihre Anlage ein und übernehmen danach den laufenden Betrieb mit einer benannten Ansprechperson.

Arbeitsweise

Wie wir dieses Verfahren führen

Sechs Grundsätze, an denen Sie unsere Arbeit im laufenden Betrieb messen können.

Wir kennen Ihre Anlage, bevor wir sie bedienen. Vor der Übernahme wird jede beteiligte Kraft am Objekt in Software, Leser, Türtypen und Sonderfälle eingewiesen. Fremdbedienung nach Kurzanleitung ist bei Zutrittssystemen der schnellste Weg zu falschen Berechtigungen.
Schriftliche Anweisung statt Einzelfallentscheidung. Wer Anträge stellen darf, wer freigibt, was ohne Rückfrage geht und was nicht: Das steht fest, bevor die erste Berechtigung gesetzt wird. Sonst entscheidet, wer gerade Dienst hat.
Vertretung ist eingeplant. Auch die Verwaltung braucht eine Vertretung, sonst bleibt bei Urlaub eine Woche lang jeder Antrag liegen – und genau dann werden Türen dauerhaft aufgesperrt, um weiterarbeiten zu können.
Eine benannte Ansprechperson. Sie haben bei uns eine feste Person für Konzept, Anträge und Eskalationen sowie eine Rufnummer, die auch außerhalb der Bürozeiten besetzt ist.
Jede Änderung wird nachvollziehbar dokumentiert. Wer hat wann welche Berechtigung erteilt, verlängert, gesperrt oder eingezogen – mit Anlass und Veranlasser. Das ist die Grundlage jeder späteren Auskunft gegenüber Revision, Versicherung oder Behörde.
Zuverlässigkeit der eingesetzten Kräfte. Wer Berechtigungen vergibt, hat Zugriff auf das gesamte Objekt. Jede eingesetzte Person ist im Bewacherregister erfasst, behördlich zuverlässigkeitsgeprüft und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Qualifikation

§ 34a GewO und die Zutrittsverwaltung

Zwei gesetzliche Stufen, und dazu die Frage, welche davon eine überwiegend verwaltende Tätigkeit überhaupt berührt.

Unterrichtung nach § 34a GewO (IHK): Grundstufe für jede Bewachungstätigkeit, vermittelt in einer mehrtägigen IHK-Unterrichtung zu Recht, Umgang mit Menschen, Unfallverhütung und Sicherheitstechnik und mit Bescheinigung abgeschlossen. Sie deckt Empfangs- und Pförtnerdienst in einem Betriebsgebäude, Objektschutz und Kontrollgänge auf dem eigenen Betriebsgelände ab – und damit auch die Ausgabe und Verwaltung von Ausweisen und Schlüsseln in diesem Rahmen.
Sachkundeprüfung nach § 34a GewO (IHK): Höhere Stufe mit schriftlicher und mündlicher IHK-Prüfung. Gesetzlich verlangt wird sie unter anderem bei Kontrollgängen im öffentlichen Verkehrsraum oder in Hausrechtsbereichen mit tatsächlich öffentlichem Verkehr, beim Schutz vor Ladendieben, bei Türdiensten im Gastgewerbe und für die Leitung von Bewachungen in Aufnahmeeinrichtungen und bei zugangsgeschützten Großveranstaltungen; ebenso für Gewerbetreibende und Leitungspersonal, soweit unmittelbar mit Bewachungsaufgaben befasst.
Was die Zutrittsverwaltung tatsächlich verlangt: Der entscheidende Punkt ist hier nicht die Prüfungsstufe, sondern Sorgfalt und Verschwiegenheit: sauber geführte Verzeichnisse, eingehaltene Fristen, kein Zugriff aus Neugier. Wo die Verwaltung mit Bewachung am Objekt verbunden ist, gilt die Qualifikation dieser Tätigkeit – für die Verwaltung selbst zusätzlich die Sachkunde zu fordern, bringt keinen Sicherheitsgewinn.
Datenschutz gehört zur Einweisung: Jede Kraft, die mit Besucher- und Berechtigungsdaten arbeitet, wird auf Vertraulichkeit verpflichtet und in Ihre Vorgaben zu Speicherung, Zugriff und Löschung eingewiesen. Das ist keine Formalie, sondern der Teil, den eine Prüfung als Erstes hinterfragt.
Unser Personalstand: Über 100 Sicherheitsmitarbeiter mit Unterrichtung nach § 34a GewO (IHK) und mehr als 25 Mitarbeiter mit bestandener Sachkundeprüfung nach § 34a GewO (IHK) bayernweit für uns im Einsatz. Inhaber Michael Hundsberger befindet sich in der Ausbildung zum Geprüften Meister für Schutz und Sicherheit.

Einsatzgebiet

Wo wir Zutrittsverfahren betreuen

Drei Standorte decken das bayernweite Geschäft ab. Für ein Zutrittsverfahren zählt zusätzlich, dass jemand kurzfristig vor Ort sein kann, wenn ein Medium eingezogen oder eine Tür geprüft werden muss.

Geschäftsstelle München. Zuständig für München, den Landkreis München sowie Starnberg, Ebersberg und Miesbach – Bürocampus, Verwaltungsgebäude und Häuser mit mehreren Mietern prägen hier die Aufgabenstellung. Bayernweite Anfragen laufen über die 0800-Nummer dieser Geschäftsstelle.
Zentrale Höslwang. Für den Landkreis Rosenheim und den westlichen Chiemgau, von Wasserburg über Prien bis Bad Endorf. Kliniken und produzierende Mittelständler stellen hier die meisten Anfragen zu Zonen und Fremdfirmen.
Niederlassung Traunstein. Für den Landkreis Traunstein, den östlichen Chiemgau sowie Mühldorf am Inn und Altötting. Logistik- und Industriestandorte mit hohem Fremdfirmenanteil liegen in diesem Gebiet.
Mehrere Objekte in einem Verfahren. Betreiben Sie Filialen oder Werke an verschiedenen Orten, führen wir ein gemeinsames Verzeichnis mit standortbezogenen Zonen – so bleibt nachvollziehbar, welcher Schlüssel zu welchem Haus gehört. Unsere Regionen zeigt die zwölf Ortsseiten umfassende Übersicht.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Zutrittskontrolle

Was ist der Unterschied zwischen technischer und organisatorischer Zutrittskontrolle?

Die Technik prüft ein Medium, die Organisation entscheidet über die Berechtigung. Ein Kartenleser erkennt eine Karte, kein Gesicht – ob die Person, die sie vorhält, sie noch haben darf, weiß nur das Verfahren dahinter. Der organisatorische Teil umfasst Berechtigungskonzept, Vergabe, Befristung, Entzug, Fremdfirmenregelung und Nachweis. Diesen Teil übernehmen wir; Errichtung und Wartung der Anlage bleiben bei Ihrem Techniker.

Müssen wir eine neue Anlage anschaffen?

Nein. Wir arbeiten mit der Technik, die bei Ihnen vorhanden ist – ein Systemwechsel ist dafür nicht nötig. Wir pflegen Stammdaten und Zeitprofile in Ihrer Software, führen das Schlüssel- und Kartenverzeichnis auch für mechanische Schließanlagen und melden technische Störungen an Ihre Haustechnik oder Ihren Errichter. Wo gar keine Technik vorhanden ist, funktioniert das Verfahren auch mit Ausweisen und Verzeichnis.

Warum ist der Entzug von Berechtigungen so wichtig?

Weil ihn niemand von sich aus anstößt. Eine neue Karte fordert der Mitarbeiter selbst an; für den Einzug meldet sich nach dem Ausscheiden niemand mehr. Deshalb vergeben wir Berechtigungen mit Enddatum, vereinbaren eine feste Schnittstelle zu Ihrer Personalstelle und ziehen die Medien körperlich ein statt sie nur zu sperren. In fast jedem Objekt, das wir aufnehmen, sind alte Berechtigungen aktiv.

Wie regeln Sie den Zutritt von Fremdfirmen und Handwerkern?

In vier Schritten: Vorabanmeldung durch den beauftragenden Fachbereich mit Zeitraum und Arbeitsbereich, Ausgabe eines befristeten Ausweises mit Bindung an die benötigten Zonen, kurze Unterweisung zu Fluchtwegen, Alarmverhalten und gesperrten Bereichen sowie dokumentierte Rückgabe beim Verlassen. Schickt der Dienstleister eine andere Person, ist das ein neuer Vorgang mit neuer Anmeldung – daran scheitern Verfahren in der Praxis am häufigsten.

Wie lange dürfen Besucherdaten aufbewahrt werden?

So lange, wie der Zweck es erfordert – in der Regel die Zeit, in der ein Vorfall noch aufgeklärt werden muss. Wichtiger als die genaue Länge ist, dass eine Frist schriftlich festgelegt ist, der Zugriff auf benannte Rollen begrenzt bleibt und nach Fristablauf tatsächlich gelöscht wird. Die Festlegung treffen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten; wir halten uns im Betrieb daran.

Ist ein ausliegendes Besucherbuch zulässig?

In der offenen Form ist es unter der DSGVO im Zweifel nicht haltbar, weil jeder Neuankömmling die Einträge seiner Vorgänger mitlesen kann – Namen, Firmen, besuchte Stellen. Ersetzen lässt es sich ohne neue Technik: durch Einzelblätter, ein digitales Formular oder die Erfassung durch die Kraft am Tresen. Entscheidend ist, dass Dritte die Daten anderer Besucher nicht einsehen.

Übernehmen Sie auch die Schlüsselverwaltung?

Ja, mechanische Schlüssel und elektronische Medien führen wir in einem gemeinsamen Nachweis. Dazu gehören Ausgabe gegen Unterschrift, Rücknahme mit Datum, Verlustmeldung, Sperrung, Ersatzausgabe und eine Bestandsprüfung in vereinbarten Abständen. Gerade bei Filialstrukturen ist das der Kern der Aufgabe, weil dort viele Standorte und wenige Schlüssel auf hohe Fluktuation treffen.

Dürfen Zutrittsdaten zur Arbeitszeitkontrolle ausgewertet werden?

Nicht ohne Weiteres. Türbuchungen zeigen Kommen und Gehen und lassen sich zur Verhaltens- und Leistungskontrolle missbrauchen; eine solche Auswertung ist mitbestimmungspflichtig und ohne Betriebsvereinbarung heikel. Wir werten nur anlassbezogen aus, etwa zur Klärung eines Vorfalls, und dokumentieren, wer diese Auswertung veranlasst hat. Wo die Grenze im Einzelfall liegt, klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Was kostet die Betreuung eines Zutrittsverfahrens?

Sie richtet sich nach dem Verwaltungsaufwand, nicht allein nach Stunden vor Ort. Preistreibend sind die Zahl der Berechtigten und ihre Fluktuation, der Zuschnitt der Zonen, der Anteil an Fremdfirmen, der Zustand des Bestands zu Beginn, die Frage einer Besetzung vor Ort und die geforderte Nachweistiefe. Nach der kostenlosen Begehung erhalten Sie binnen 24 Stunden ein schriftliches Angebot.

Können Sie mit einer Bestandsaufnahme beginnen, bevor wir uns festlegen?

Ja, das ist häufig der sinnvolle Einstieg. Wir gleichen ab, welche Berechtigungen im System stehen, welche Medien tatsächlich im Umlauf sind und welche zu Personen gehören, die es im Haus nicht mehr gibt. Das Ergebnis zeigt Ihnen den Handlungsbedarf in Zahlen. Ob daraus eine laufende Betreuung wird, entscheiden Sie danach – die Aufnahme steht für sich.

Weiter im Angebot

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